Бирочная система обеспечивает безопасность труда, не допускает к управлению краном посторонних лиц и устанавливает чёткие взаимоотношения между крановщиками, сдающими и принимающими смену; между крановщиками и обслуживающим персоналом; между крановщиками и лицами, ведущими технический надзор за кранами.
Наличие бирки на руках даёт право крановщику управлять краном, а слесарю и электрику даёт право выполнять работы по обслуживанию крана.
При приёмке смены, если предыдущая смена была не рабочая, машинист получает бирку у лица, ответственного за хранение бирок и расписывается.
При потере бирки должен быть поставлен об этом в известность специалист, ответственный за содержание ГПК в исправном состоянии, а в его отсутствие – начальник смены.
Получив извещение об отсутствии бирки, эти лица составляют акт с указанием причины отсутствия бирки. Акт передаётся начальнику для наложения взыскания на виновного.
После составления акта специалист, ответственный за содержание кранов в исправном состоянии (в дневное время) или начальник смены (в вечернее, ночное время) выдаёт дубликат бирки под расписку.